Облік доходів і витрат на третій групі ФОП: що перевіряє податкова

Третя група єдиного податку дає підприємцю максимальну свободу: жодних обмежень щодо клієнтів, широкий вибір видів діяльності, можливість наймати працівників без ліміту. Але разом із цим зростає відповідальність за правильне ведення обліку та зберігання документів. Детальніше про підводні камені цього режиму розповідає Школа бізнесу Нова Пошта, а в цій статті зосередимося на тому, як правильно вести облік і до чого готуватися у разі перевірки.

Як ведеться облік на третій групі?

Вимоги до обліку залежать від того, чи є ФОП платником ПДВ. Підприємці третьої групи без ПДВ ведуть облік у довільній формі: достатньо фіксувати отримані доходи щомісяця. Це може бути паперовий зошит, таблиця Excel або спеціальна програма. Реєструвати книгу в податковій не потрібно. Обов’язок вести облік за типовою формою та реєструвати книгу для підприємців без ПДВ скасовано з 2021 року відповідно до змін у статті 296.1 ПКУ.

Для ФОП третьої групи, які є платниками ПДВ, вимоги суворіші. Вони ведуть книгу обліку доходів і витрат за типовою формою, затвердженою наказом Міністерства фінансів від 30.11.2022 № 405. У цьому документі фіксуються не лише надходження, а й усі витрати.

Банківська виписка або дані з програмного касового апарату підтверджують окремі операції, але не замінюють книгу обліку. Книга є податковим регістром, на основі якого заповнюється декларація. Виписки і чеки лише підкріплюють записи в ній.

Які документи перевіряє податкова?

Під час перевірки податкова насамперед звертає увагу на первинні документи: договори з контрагентами, акти виконаних робіт або накладні, банківські виписки та рахунки на оплату. Відсутність первинної документації може призвести до анулювання статусу платника єдиного податку, якщо податкова не зможе встановити зв’язок між отриманими коштами і задекларованими видами діяльності.

Другий важливий момент — збіг цифр у декларації та облікових регістрах. Якщо суми в книзі обліку розходяться з даними декларації, це одразу привертає увагу контролерів. Перевіряється також відповідність між оборотами за банківськими рахунками та задекларованим доходом. Первинні документи зберігаються щонайменше три роки — як паперові, так і електронні.

На що звертати увагу підприємцю?

Підприємці третьої групи, які працюють із іноземними замовниками, повинні мати інвойси з чітким описом наданих послуг або проданих товарів. Без таких документів банк може заблокувати рахунок, а податкова поставить під сумнів законність надходжень.

Ще один ризик — розбіжності між призначенням платежів у банку та зареєстрованими КВЕДами. Якщо кошти надходять за діяльністю, якої немає в реєстрі, підприємець отримує претензії з боку контролюючих органів. Перевіряти збіг КВЕДів і фактичних надходжень варто регулярно, а не лише перед поданням декларації.

Вчасне оформлення первинних документів, регулярні записи в обліку і збереження всієї звітності — це не просто формальність, а реальний захист підприємця в разі перевірки.